Wie man Arbeit effektiv delegiert
Effektive Arbeitsdelegation ist eine viel übersehene Führungsfähigkeit. Wenn Sie die Arbeit nicht gut delegieren können, können Sie Ihre Zeit nicht skalieren. Stattdessen werden Sie nach und nach in den Betrieb eingebunden und können das Geschäft nicht weiterentwickeln. In diesem Beitrag finden Sie Tipps für eine effektivere Delegation von Arbeit.
Ich habe einige Führungskräfte erlebt, die ihre Mitarbeiter für unfähig hielten, auch nur für kleine Routineaufgaben Verantwortung zu übernehmen. Diese Manager waren der Meinung, dass die Mitarbeiter selbst einfache Anweisungen nicht erhielten und nicht befolgten. Infolgedessen gelang es ihnen nicht, durch effektive Arbeitsdelegation qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Einige arbeiteten schließlich unter der Einstellung, dass…
“Wenn du willst, dass etwas erledigt wird, dann musst du es selbst tun.”
Das Motto des Kontrollfreaks
Manche sind Kontrollfreaks, die ihre Tage damit verbringen, sich im Detail zu vergraben und den Blick auf den Helikopter zu verpassen. Andere Manager entlassen sehr häufig Mitarbeiter und verbringen ihre Zeit mit einer laufenden Umstrukturierung. Aber wenn Sie nicht effektiv delegieren können, können Sie Ihre Arbeit nicht skalieren.
Die normale Arbeitsweise der Delegation führt zur Brandbekämpfung
In der realen Welt wird der Finanzmanager jedoch allzu oft nur auf allgemeiner Ebene über die Rechnungsstellung Bescheid wissen. Die Einzelheiten der Art und Weise, wie es gemacht wird, haben das Unternehmen möglicherweise mit dem vorherigen Mitarbeiter verlassen. Oder das Wissen existiert nur als stillschweigendes Wissen bei einem anderen Mitglied des Teams. Er wird daher dem neuen Mitarbeiter sagen, wie wenig er weiß, und es dem neuen Teammitglied überlassen, es herauszufinden. Wenn das neue Teammitglied sehr fähig ist, wird es einen guten Prozess entwerfen. Sie wird nun wissen, wie sie die Rechnungsstellung effektiv delegieren kann.
Die Herausforderung besteht darin, dass sie, wenn sie eher eine Prozessdesignerin als eine Ausführende ist, möglicherweise für den Job der Buchhaltung überqualifiziert ist und schnell nach etwas anderem sucht. Die Finanzmanagerin kann sich sogar durch ihre Kompetenz bedroht fühlen.
Auf der anderen Seite, wenn der neue Mitarbeiter weniger faehig ist, kann er sich verloren und unsicher fuehlen. Das bedeutet, dass sie die Rechnungen nicht rechtzeitig ausstellen kann. Der Finanzmanager und andere Kollegen werden dann viel Zeit mit ihr verbringen müssen, um die Feuerwehr zu bekämpfen – ganz zu schweigen von den Auswirkungen von Fehlern und verärgerten Kunden. An diesem Punkt kann sie als inkompetent angesehen werden (obwohl sie durchaus in der Lage ist, einen genau definierten Prozess auszuführen.
Effektive Arbeitsdelegation ist eine wechselseitige Anstrengung
Was die meisten vergessen, ist, dass effektive Arbeitsdelegation eine gemeinschaftliche Anstrengung ist.
Tatsächlich muss sich der delegierende Manager vorbereiten, bevor er zum Delegieren bereit ist. Nehmen wir das Beispiel eines Finanzmanagers, der die Rechnungsstellung von Projekten an ein neues Teammitglied delegieren möchte. Dieser Manager muss in der Lage sein, die folgenden Fragen zu beantworten, bevor er delegiert:
- Warum unterscheidet sich dieser Rechnungsstellungsprozess von der normalen Rechnungsstellung?
- Was sind die Ergebnisse, die wir anstreben?
- Was passiert, wenn diese Ergebnisse nicht erreicht werden?
- Wer arbeitet sonst noch damit und wo bringt sich das neue Teammitglied ein?
- Wie sieht unser derzeitiger Prozess dafür aus?
- Findet dieser Prozess nur in meinem Kopf statt oder ist es tatsächlich so, wie er gemacht wird?
- Wo sind unsere Rechnungsstellungsrichtlinien und -richtlinien (falls vorhanden)?
- Welche Systeme nutzen wir und wie funktionieren sie?
- Wer kann dabei helfen, wenn ich nicht da bin?
Im Idealfall hat der Finanzmanager einen perfekten Überblick und einen klaren, ausgereiften und gut laufenden Prozess. Sie wird dann das neue Teammitglied bei der Erstellung der ersten Rechnung beaufsichtigen – und ihn nach und nach komplett übernehmen lassen. Auf diese Weise funktioniert das Delegieren fast wie eine Lehrlingsausbildung – der Meister unterrichtet den Lehrling. Die neue Mitarbeiterin wird sich schnell einarbeiten und auch ihren neuen Vorgesetzten als sehr kompetent einschätzen.
Sie müssen in der Lage sein, die Arbeit zuerst selbst zu erledigen, bevor Sie sie delegieren können
Was können wir also daraus schließen? Die meisten Finanzmanager möchten ihre Zeit nicht mit der Rechnungsstellung verbringen. Aus diesem Grund machen sich einige nie die Mühe, zu verstehen, wie es im Detail funktioniert. Wenn sie nicht wissen, wie es funktioniert, können sie die grundlegenden Fragen, die für eine effektive Delegation erforderlich sind, nicht beantworten. Die Ironie ist, dass sie indirekt mehr Zeit für die Rechnungsstellung aufwenden werden – indem sie Brände löschen.
Investieren Sie ein wenig Zeit in Geschäftsprozesse und erleichtern Sie die Arbeitsdelegation
In der Realität behandeln die Menschen viele regelmäßige Aktivitäten, die zu Geschäftsprozessen heranreifen sollten, als personenabhängige Ad-hoc-Aktivitäten. Mit dieser Denkweise wird die Zeit der Führungskraft unweigerlich immer mehr vom operativen Geschäft in Anspruch genommen.
Es ist also besser, im Vorfeld etwas Zeit zu investieren und später viel zu sparen. Wie diese Grafik zeigt, ernten Sie in der Regel bereits nach viermaligem Durchführen der Aktivität positive Erträge.
(und jetzt ist es an der Zeit für mich zu sagen, dass die Geschäftsprozessplattform von Gluu Ihnen dabei helfen kann – unter anderem.)
Fragen und Antworten
Sicherlich, lassen Sie uns die spezifischen Aufgaben, die Sie delegieren sollten, näher betrachten. Beginnen Sie mit den administrativen Aufgaben, die einen Großteil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen können; übertragen Sie diese Aufgaben einem Assistenten. Dazu gehören die Planung von Besprechungen, die Verwaltung Ihres Kalenders und die Erledigung der täglichen Korrespondenz. Als nächstes sollten Sie darüber nachdenken, datenbezogene Aufgaben wie die Dateneingabe oder administrative Berichte zu delegieren. Diese Aufgaben mögen zeitaufwendig sein, aber sie tragen nicht direkt zu Ihren strategischen Zielen bei. Übertragen Sie außerdem Aufgaben wie die Verwaltung der sozialen Medien und die Pflege der Website an Ihr Marketing- bzw. IT-Team. Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, Ihre Zeit und Energie für Aufgaben zu sparen, bei denen Ihr strategischer Beitrag oder Ihre Fähigkeiten am unverzichtbarsten sind.
Lassen Sie uns nun auf die mit der Delegation verbundenen Herausforderungen oder Risiken eingehen und wirksame Methoden finden, um sie zu bewältigen. Eine typische Herausforderung besteht darin, dass sich Teammitglieder wehren, weil sie sich durch zusätzliche Aufgaben belastet oder schlecht vorbereitet fühlen. Sie können das Problem angehen, indem Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter ausreichend geschult und unterstützt werden, und indem Sie sich ernsthaft bemühen, Aufgaben entsprechend den individuellen Fähigkeiten zuzuweisen. Ein potenzielles Risiko könnte die beeinträchtigte Qualität der Arbeit sein. Sie können dies jedoch kontrollieren, indem Sie eine offene Kommunikation fördern, eindeutige Erwartungen festlegen und ein System zur Überwachung der Fortschritte und zur Überprüfung einrichten.
Die Häufigkeit oder der Zeitplan für die Überprüfung und Anpassung der Arbeitsdelegation lässt sich nicht pauschal beantworten. Das hängt wirklich von der Dynamik Ihres Teams, der Art der Aufgaben und dem allgemeinen Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen ab. Im Allgemeinen sollten Sie jedoch mindestens einmal pro Quartal eine Überprüfung vornehmen. Diese Überprüfung ermöglicht es Ihnen, die Ausführung der Aufgaben zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Neben dieser vierteljährlichen Überprüfung sollten Sie auch eine offene Kommunikation mit Ihrem Team pflegen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Übergangszeiten wie das Ende oder der Beginn von Projekten, Leistungsbewertungen oder größere betriebliche Veränderungen sind ebenfalls ideale Zeitpunkte, um Ihre Delegationsstrategie zu überprüfen.
